יש 4 דרכים להזמנת משלוח או איסוף עצמי:

1. דרך WOLT (יישמע צליל ותופיע הזמנה בטאבלט של וולט)
2. דרך תן-ביס (יישמע צליל, תופיע הזמנה במכשיר של תן-ביס ויודפס בון הזמנה)
3. דרך האפליקציה של אמיליה (יישמע צליל ויודפס בון במדפסת שמתחת לקופה)
4. דרך הטלפון כאשר עובד ייקח את ההזמנה בעצמו.

במשלוחים של וולט:

אין צורך להזמין שליח, וולט ישלחו שליח שלהם. ברגע שנכנסת ההזמנה מוולט יש לאשר את זמן ההכנה הנדרש ולעבוד לפי התיזמון. גלידות ויוגורט אפשר להכין לפני ולשמור במקפיא, מנות חמות לעומת זאת חובה להכין לפי התיזמון ותוך כדי מעקב אחר איחורים וזמני הגעה של השליח דרך הטאבלט של וולט. חשוב לבדוק את הטאבלט כל כמה זמן כדי להשאר מעודכנים ולענות במקרה שנציג של וולט פנה אלינו בצ’אט. התפריט בוולט חייב לייצג את התפריט העדכני במסעדה ולכן יש לעדכן אותו בכל פעם שמשהו נגמר או חזר למלאי (גלידות, תוספות מסוימות ליוגורט, עוגיות וכו’). במקרה של בעיה כלשהי עם משלוח או שליח שאי אפשר לפתור מול הלקוח עצמו יש לפתוח צ’אט עם שירות הלקוחות של וולט מייד ולטפל בבעיה מולם.

בכל משלוח אחר:

ברגע שנכנס משלוח יש להזמין שליח מחברת השליחויות שעובדת איתנו דרך הטאבלט שליד הקופה. תמיד עובדים לפי התיזמון שרשום על בון ההכנה, ונשארים מעודכנים מול חברת השליחויות דרך הטאבלט.

משלוחי מתנה/הפתעה:

הרבה פעמים לקוחות ירצו לבצע הזמנה למישהו אחר כמתנה, במקרה כזה חובה להתקשר ולוודא שהלקוח שאמור לקבל את ההזמנה זמין ויוכל לקבל אותה בשעה הקרובה, אלא אם כן ההזמנה התקבלה דרך וולט. עד אז לא נזמין שליח ולא נכין את ההזמנה - אין להוציא משלוח מתנה לפני שקיבלנו אישור מהאדם שאמור לקבל אותה.

בכל משלוח מתנה שאנחנו מכינים (גם הזמנות של וולט) חובה לגזור את הקבלה ולהשאיר רק את החלק שמכיל את פרטי הלקוח.
במידה והתבקשנו להוסיף ברכה, נכתוב את הברכה על דף ברכה ייעודי שנמצא ליד הקופה ונשדך אותו לשקית.

נוהל לקיחת הזמנות טלפוניות:

נספר ללקוחות על האפליקציה של אמיליה ונציע לבצע את ההזמנה דרכה. אם הם לא מעוניינים להוריד אותה לטלפון ניידע אותם על האפשרות להתקשר שוב לבית העסק ולהקיש ‘1’ כדי לקבל קישור לטלפון להזמנה ישירה, ללא צורך להוריד את האפליקציה.

אם הם בכל זאת מעדיפים לבצע את ההזמנה טלפונית נעקוב אחר נוהל לקיחת הזמנות טלפוניות:
(אם ענינו לטלפון בגלידה והלקוחות מעוניינים לבצע משלוח של פסטות או פיצות בלבד, נעביר את הטלפון לעובדי הפסטה. אם הם עמוסים ולא יכולים לקחת את ההזמנה טלפונית ניקח אותה בעצמנו ונעביר להם את בון ההכנה, הקבלה וכל הפרטים החשובים כשסיימנו לקחת את ההזמנה.)

• חשבון -> משלוח בקופה.

• נקליד את מספר הטלפון של הלקוח. במידה וזה לקוח חדש נמלא את פרטי הכתובת ובמידה והלקוח קיים במערכת נוודא שהפרטים נכונים.
  שימו לב: חובה לכתוב שם מלא וכתובת מלאה כולל מספר דירה וקומה.

• נוסיף דמי משלוח לחשבון בהתאם לסוג המשלוח (רגיל או חריג). במידה והמשלוח חריג נעדכן את הלקוח. אם אתם לא בטוחים אם המשלוח רגיל או חריג או אם אנחנו בכלל מגיעים לכתובת, יש לוודא מול מוקד המשלוחים לפני שסוגרים את ההזמנה.
  משלוח רגיל: מינימום הזמנה של 70 ש"ח ודמי משלוח 18 ש"ח
  משלוח חריג: מינימום הזמנה של 100 ש"ח ודמי משלוח 25 ש"ח.

• ניקח את ההזמנה וכשסיימנו נעבור עליה בצורה מפורטת מול הלקוח כדי לוודא שהכל מדויק. חשוב לשים לב: אם הלקוח מתנהג מוזר ומשהו מרגיש לכם חשוד (לא מוסר פרטים אישיים, נשמע לחוץ וממהר לשלם באשראי וכו’) תעבירו את הטלפון לאחראי משמרת שיטפל בזה ובמקרה הצורך תבטלו את המשלוח.

• נשאל את הלקוח איך ברצונו לשלם (מזומן או אשראי). נקליד את פרטי האשראי ונמתין לקבלת אישור, ובמקרה של תשלום במזומן נשמור את הזמנה ונגבה את התשלום מהשליח.

• ניידע את הלקוח שזמן הגעת המשלוח הוא בסביבות השעה ונבקש שיהיה זמין בטלפון. חשוב להבהיר שאנחנו לא מתחייבים לזמני הגעה ספציפיים, ובמקרים שזמני ההגעה מתארכים מעבר לרגיל נעדכן את הלקוחות לגבי זאת.

כשסיימנו נזמין שליח ונעבוד לפי זמני הגעת השליח.
כדי להזמין שליח יש להכנס לקבוצת המשלוחים בטלגרם ולשלוח את כתובת המשלוח עם “/” בהתחלה, לדוגמא:

/מוריה 120

לאחר מכן המוקד ייעדכן אותנו בזמן הגעת השליח ונעבוד לפי התיזמון. חשוב להשאר מעודכנים מול המוקד במקרה שיש צורך לזרז או לעכב משלוחים.

כאשר לוקחים הזמנה לאיסוף עצמי דרך הטלפון אין צורך להכניס את כתובת הלקוח, אפשר לפתוח חשבון רגיל אך חשוב מאוד לקחת שם וטלפון.
חשוב לעבוד לפי תיזמונים גם כאשר הלקוח אוסף את ההזמנה בעצמו, ולכן יש לסכם מראש עם הלקוח מתי הוא מתכוון להגיע ומתי נוכל להכין את ההזמנה בעצמנו.

אם ההזמנה נכנסה דרך האפליקציה והלקוחות בחרו לשלם במזומן - פותחים שולחן עם פריט כללי על סכום ההזמנה ונותנים לו שם (לפי שם הרחוב) לאחר מכן נשתמש בשולחן הזה כדי לגבות מהשליח כסף.

עבודה על בונים:

כל הבונים צריכים להיות מסודרים בפס הבונים לפי התיזמון שלהם. חובה לעבוד עם בון פיזי ולא ישירות מהטאבלט ולוודא שאף אחד אחר לא עובד על אותו הבון כדי למנוע כפילויות.

שחרור משלוחים:

כשמגיע השליח חובה לאחד את כל השקיות של כל משלוח בעזרת מדבקה.

⚠️

אין לשחרר אף משלוח לפני שעברנו על הקבלה ובדקנו שלא חסר דבר ושהמשלוח שולם (על ידי הלקוח או השליח אם מדובר בהזמנה במזומן.) אם המשלוח כולל גם מנות מהגלידה וגם מנות מהפסטה חובה לוודא שהשליח יצא עם כל המנות!

אם ההזמנה התקבלה טלפונית והלקוחות בחרו לשלם במזומן, סימן שיש כבר שולחן פתוח עם פרטי ההזמנה ונשתמש בו במקום לעשות פריט כללי כמו בהזמנה דרך האפליקציה. זכרו שכל פרטי הלקוח מופיעים בחשבונית ולכן נצטרך להשתמש בשולחן הקיים, להדפיס אותה ולשדך אותה לשקית כדי שהשליח יידע לאן לנסוע.

במידה ולשליח אין מספיק מזומן עליו כדי לשלם על המשלוח (זה לא תקין אבל לפעמים אין ברירה וזה קורה) ניקח את פרטי השליח (שם וטלפון) ונרשום בקבוצת הוואטסאפ ובמוקד המשלוחים בטלגרם את פרטי החוב (כתובת המשלוח, סכום ההזמנה ופרטי השליח) - חובה לוודא שהחוב שולם עד סוף המשמרת.
לאחר מכן נדפיס העתק של החשבונית (נשאיר את החשבון פתוח!) ונשדך אותה לשקית.

לא יוצאים להביא ללקוח את ההזמנה שלו מחוץ למתחם העסק. אם לקוח לא מוצא חניה וממהר, הסבירו לו שזה נוגד את הנהלים ושאפשר לחנות על החנייה המסומנת באיקס בכניסה לעסק ולהכנס לאסוף את ההזמנה במהירות.